アナログ管理からの脱却へ——Concur Travel導入に踏み切った理由

初めに、自己紹介をお願いします。

宮田様：
ビジネスパートナー人事部の担当部長を務めております、宮田です。
営業部門、コーポレート部門等、本社領域のHRBPと給与・福祉・海外人事といった給与に係るオペレーション領域の責任者をしています。

園井様：
園井と申します。
ビジネスパートナー人事部にて、「人事プロセス＆サービス」グループで福祉領域を担当しています。
本プロジェクトでは、Concurを活用した旅費精算の導入をメインに、生損保を含む福利厚生全般も担当しております。

益田様：
同じくビジネスパートナー人事部の「人事プロセス＆サービス」グループに所属しております、益田です。
今回のプロジェクトでは、Concur Travelおよび法人カードの導入を主に担当し、加えて通勤交通費や寮・社宅関連の福利厚生業務も担っております。

出張管理においてConcur Travel導入前はどのような課題を抱えていましたか？

宮田様：
Concur Travel導入前は申請等一部でアナログプロセスが残っていたので、効率化が一番の課題でした。
紙での申請や手入力作業による工数削減、ヒューマンエラーをなるべく無くしたいという思いがありました。
精算フローでも、紙を印刷してそれを外部のシェアードサービスの方に送るというオペレーションになっていたので、保管やそれにかかるコスト、紛失のリスク等の懸念もありました。

Concur Travelを導入することで、どのような効果や価値を期待されていましたか？

宮田様：
大きく分けて2点あります。
一つ目は、従来は航空券の手配等において出張のある担当部門へ一任していたのですが、今回Concur Travelを導入することによってアナログな部分（メールや電話での手配といったコミュニケーションコスト）の削減ができるのではないかという点に期待しておりました。
もう一つは、危機管理の一元化です。これまでデータの集約ができておらず、安全上の問題がありましたので、集約できる仕組みがあれば良いなと思っておりました。

数ある選択肢の中で、なぜエムオーツーリストをパートナーとして選ばれたのでしょうか？

宮田様：
一言で言い表すのであれば、「シナジーが期待できる」ことです。
実績の多さや、コンカー様のパートナー企業であるといった点、また、御社が業務渡航に特化されているということは認識しておりましたので、そこが決め手となりました。
弊社はかなりユニークな渡航パターンもありますので、そのような状況でもビザ関係等で問題なくご対応いただけそうだなと思いました。

現場の声とともに進めた、Concur Travel導入プロジェクトの全貌

導入プロジェクトを進める中で、社内での調整や関係部署との連携において工夫された点はありますか？

宮田様：
今回、ベンダー選定においては早い段階から「Concur」やビジネストラベルマネジメント（BTM）の導入が重要であるという考えを持っていました。ベンダー選定に当たっては、なぜこのシステムを導入する必要があるのかを社内で丁寧に説明、理解を得ることが不可欠でした。
社内調整においてはコスト面が大きな判断ポイントとなるため、単に価格の安さでは測れない“付加価値”をどのように伝えるかが大きな課題でした。

園井様：
従来は、出張手配に関してある程度の規定はあっても、担当者ごとに判断が分かれる場面や、「いつものように」「今回は特別に」といった例外対応が発生しやすい状況でした。人と人とのやり取りが中心になると、どうしても属人的な運用になりがちで、ルールの徹底という点で課題がありました。

宮田様：
そこに対しては対面で説明するなど、丁寧なコミュニケーションをとるようにしていましたね。

Concur Travelのセッションサポートなど、プロジェクト全体を通してエムオーツーリストの対応はいかがでしたか？

宮田様：
当社は本社のほか、国内に岡崎、京都、水島の3つの拠点を構えていますが、今回の導入にあたっては各拠点で実施された説明会にもエムオーツーリスト様にご同行いただきました。
その際に、トラベルマネジメントに関する丁寧なご説明や役員秘書への個別対応まで、きめ細かなご対応をいただき、大変感謝しております。

益田様：
トラベル領域については、かなり長期間にわたって綿密なセッションを重ねてきました。
当社の海外出張に関する規定なども非常によく読み込んでいただき、ConcurTravelの初期設定や、運用の要件定義において、弊社の実態や背景を踏まえた上でのご提案も多く、非常にスムーズに導入準備を進めることができました。
ビザやフライトの手配に関しても、各拠点独自の運用が混在しており、フローの統一化には難しさがあったのですが、そうした中でも柔軟にご対応いただきつつ、「このような形であれば統一が可能です」といったご提案があったことも、非常に心強かったです。
また、社内向けの情報共有についても、ポータルサイトの構築をゼロから行ったのですが、完成までの間、終日にわたってご確認・ご調整いただき、細かな修正や追記の対応も丁寧に進めていただいたことで、全社的な情報発信の基盤として安心して運用を開始することができました。
ビジネスパートナーとして“二人三脚”で進められたことを、非常にありがたく思っています。

“次なる改善”へ——Concur Travelのその先に描く姿

今後、Concur TravelやBTMを通じて実現していきたい取り組みや目指す姿をお聞かせください。

宮田様：
前述の通り、これまで当社では出張データなどの分析が十分に行えていなかったという課題がありました。今回のシステム導入を機に、そうした情報を可視化し業務全体を効率化していくことは経営層からも大きく期待されているポイントですので、システムを入れて終わりではなくその後の運用やデータ活用のあり方についてもしっかりとコントロールしていく必要があると思っております。

エムオーツーリストに今後どのような役割や支援を期待されていますか？

宮田様：
渡航に関する基本的なサポートはもちろんですが、当社としては、出張の傾向や実態に即した分析・改善提案にもぜひお力添えをいただきたいと考えています。私たちはその分野の専門家ではないため、「こうすればもっと効率化できます」「こういう仕組みにするとよりスムーズです」といったご提案をいただければと考えております。
特に当社は製造業という特性上、渡航先がある程度限られており、出張パターンも比較的一律です。そのため、たとえばビザの取得プロセスの効率化や、フライト手配の利便性向上といった実際の運用に即したアドバイスがあれば、より一層効果的な運用につながると考えています。
今後も、運用のその先を見据えたご提案をぜひお願いできればと思っております。

宮田様、園井様、益田様、ありがとうございました！